古い記事をリライトするか、消すか、残すかを決める判断基準

管理画面の記事一覧を開いて、下のほうまでスクロールします。内容が古くなったもの、途中で方針が変わって浮いているもの、そもそも誰が書いたのか分からないものが混ざっています。消したほうがすっきりする気もしますが、検索から人が来ている記事を消してしまうのは怖い。そうして何も決めないまま、一覧を閉じることになります。

迷うのは「良い記事かどうか」で見ているからです

一本ずつ読んで「これは良い」「これは古い」と判断しようとすると、手が止まります。読めば直したくなり、直し始めると一日が終わります。まずは中身を読む前に、外から見える情報だけで仕分けます。

必要な情報は三つです。検索や一覧から人が来ているか、書いてある内容が今も正しいか、今の事業内容と関係があるか。この三つで見ると、記事はおおよそ四つの箱に入ります。

記事を四つの箱に分けます

人が来ていて、内容も正しい記事。今は触りません。ただし、書いてある手順が実際の運用と合っているかだけ、折を見て確認します。
人が来ているが、内容が古い記事。リライトの優先度が最も高くなります。すでに読まれている以上、直した分がそのまま読者の役に立ちます。
人が来ていないが、内容は正しく、事業とも関係がある記事。タイトルと書き出しの見直し、または他の記事への統合を検討します。本文を捨てる必要はありません。
人が来ておらず、今の事業とも関係がない記事。削除の候補になります。

仕分けは一覧表で行います。タイトル、URL、直近の流入の有無、担当者、判定の五列があれば足ります。表計算ソフトに貼り付けて、上から判定だけを入れていきます。ここでは本文を読み込まず、一本あたり一分以内で進めるのがこつです。読み始めた時点で、その日のうちには終わらなくなります。

リライトは全面的な書き直しではなく、部分の入れ替えです

リライト対象と決めた記事は、つい全部書き直したくなりますが、すでに読まれている記事ほど、構成を大きく変えないほうが無難です。手を入れる場所には順番があります。

事実として古くなっている記述。手順が変わった、画面の名称が変わった、担当部署が変わったといった箇所を先に直します。
読者の前提とずれている部分。対象読者が変わっているなら、冒頭の数行だけを書き換えます。
足りない情報の追加。問い合わせでよく聞かれる質問があれば、見出しを一つ増やして答えます。
最後にタイトルと説明文。中身を直したあとに、内容と釣り合う形へ調整します。

URLは変えないのが基本です。どうしても変える場合は、古いURLから新しいURLへ転送する設定を入れ、サイト内のリンクもたどって直します。

消す前に二つだけ確認します

削除は元に戻しにくい作業です。消すと決めた記事でも、次の二点は先に確認します。

そのページに、外部から貼られたリンクがないか。取引先や業界の一覧ページから参照されている記事を消すと、その先が行き止まりになります。
社内の他の資料から参照されていないか。営業資料や見積書の補足として使われている記事は、削除の前に代わりの案内を用意します。

消す記事は、本文を手元に控えてから消します。あとになって「あの記事に書いてあった手順を知りたい」と言われることがあります。削除したURLは、関連する記事へ転送するか、見つからないことを伝えるページを整えておきます。本数が多いときは一度に消さず、少しずつ様子を見ながら進めます。

迷ったら統合を検討します

消すか残すかで迷う記事の多くは、似たテーマの短い記事が何本かに分かれている状態です。こうした記事は、一本にまとめると扱いやすくなります。

進め方は、最も読まれている記事を土台にして、他の記事から使える段落を移し、移し終えた記事は土台の記事へ転送します。見出しが増えすぎたら、読者が探しやすい順に並べ替えます。本数は減りますが、読まれる部分は残ります。判断がつかない記事を無理に消すより、この形のほうが後悔が少なくなります。

まとめ

古い記事の整理は、読んでから決めるのではなく、外から見える情報で仕分けてから読む順番にすると進みます。人が来ているのに内容が古い記事が、最も手を入れる価値があります。今日できることとして、記事一覧を表計算ソフトに書き出し、上から十本だけ、四つの箱のどれに入るかを記入してみてください。

IRS WEBスタジオでは、既存記事の棚卸しやリライト、統合後の導線整理を承っています。どこから手を付けるかの判断だけでもご相談いただけます。